Com equipes trabalhando em home office, a habilidade de se comunicar e manter as pessoas envolvidas e informadas se tornou ainda mais importante. Mas se comunicar bem não significa se comunicar o tempo todo!
No escritório, já havia queixas de como as interrupções frequentes tornam mais difícil para as pessoas se concentrar no trabalho e afetam a produtividade. Tarefas que requerem foco e criatividade não têm um curso tão linear: para chegar no estágio de máxima performance, em que as ideias fluem com mais naturalidade, é necessário tempo. Gasta-se energia para a decolagem e uma interrupção, nesta etapa do processo, pode significar o retorno à pista sem atingir a velocidade de cruzeiro.
Com as pessoas trabalhando remotamente, o distanciamento físico não significou uma redução das interrupções. Pelo contrário: dificuldades naturais de comunicação nesse modelo se somaram à ansiedade pessoal e à busca exagerada por controle de algumas lideranças. Não sendo possível ver e controlar presencialmente o trabalho das pessoas, adotou-se uma espécie de tutela virtual, monitorando o tempo on-line dos colaboradores e usando meios como WhatsApp e outras ferramentas para, teoricamente, manter as pessoas conectadas o tempo todo.
As pesquisas, porém, mostram que, para trabalhar bem juntas, as pessoas não precisam se comunicar o tempo todo. Para ter uma performance melhor, o ideal é substituir o modelo de comunicações contínuas e interruptivas pelo conceito de “bursty communication”, que envolve rápidos e intensos períodos de comunicação e colaboração seguidos por períodos mais longos de silêncio.
A palavra bursty, em inglês, é usada para se referir ao aumento e redução intermitentes na intensidade ou frequência de um evento: altos níveis de atividade com intervalos. Numa tradução direta, burst é uma explosão ou uma rajada.
Os momentos de explosão (de comunicação intensa) ajudam o grupo a focar energia, discutir ideias e definir questões importantes que permitirão às pessoas avançar no seu trabalho. Já os períodos de silêncio possibilitam que as pessoas, sozinhas, possam aprofundar, desenvolver e pôr em prática as ideias discutidas antes.
Em outro artigo, já falamos sobre como a valorização excessiva da oralidade e dos processos coletivos nas empresas ignora o fato de que a criatividade é também um processo individual, que requer solitude e introspecção. Uma condição que é ainda mais importante para alavancar todo o potencial de profissionais com perfil mais introvertido.
Como aplicar o conceito de bursty communication no seu time?
A liderança tem uma dupla responsabilidade para melhorar a comunicação e garantir a produtividade de equipes remotas. É preciso criar momentos de interação e colaboração intensa e, ao mesmo tempo, assegurar que as pessoas tenham tempo para se concentrar em suas atividades individuais.
Nesse último ponto, a velha prática de bloquear o calendário ajuda, mas não resolve inteiramente o problema. A solução vem principalmente da mudança de comportamento.
O líder é um dos maiores causadores de interrupção na equipe. Para minimizar isso, em primeiro lugar, é preciso gerenciar a própria ansiedade e controlar o impulso de mandar mensagens a qualquer hora. Ferramentas como o WhatsApp tornam isso ainda mais desafiador: elas imitam o fluxo de consciência e nos dão a oportunidade de colocar rapidamente no mundo os nossos pensamentos, sem estruturá-los adequadamente e sem avaliar se é algo realmente urgente e que precisa ser comunicado daquela forma e naquele momento.
Para criar boas explosões de comunicação, as pessoas devem ter a capacidade de organizar as suas ideias (dúvidas, sugestões, lembretes etc.) para interagir de forma intensa com o time em momentos pré-definidos, quando todos estão atentos e podem responder imediatamente. É o momento de perguntar, tirar dúvidas, discutir alternativas, dar feedback, expressar preocupações e garantir que as pessoas tenham as informações, a convicção e a confiança necessárias para seguir adiante e desenvolver o seu trabalho nos momentos em que o time não está junto.
Um ingrediente fundamental para que esse modelo funcione é a segurança psicológica. As pessoas precisam confiar que podem expressar suas ideias (ainda que divergentes), fazer perguntas, compartilhar suas dúvidas e medos sem sofrer qualquer tipo de punição no grupo. A segurança psicológica é base da bursty communication.
Algumas pessoas podem criticar esse modelo dizendo que ele tira a naturalidade da comunicação e prejudica a discussão de questões mais urgentes. Sobre isso, há alguns pontos a considerar. É claro que questões urgentes continuarão sendo discutidas no momento em que são necessárias. Porém, é importante pensar se todas as nossas comunicações intempestivas e interruptivas são realmente urgentes ou apenas fruto da nossa ansiedade e da falta de disciplina e planejamento. Além disso, o que significa naturalidade na comunicação para alguns pode representar inconveniência para outras pessoas.
Entre muitas alternativas disponíveis, o modelo de explosão (bursty communication) traz contribuições importantes para melhorar a comunicação nas empresas. Ajuda no desenvolvimento e gestão de equipes híbridas ou remotas, mas serve também para aprimorar as interações nos times presenciais.
